上周把一份做完的路演稿拖进微信发给客户，进度条转了半天，弹出来一句：文件过大，发不出去。一百八十兆。
同事说，删几页吧。可页删了，内容就没了。
当时我不知道，Mac 版 Keynote 的「文件」菜单里有一条命令专门管这件事，叫「缩小文件大小」。
先看清是谁在占地方
一份 .key 能撑到几百兆，基本是三样东西：嵌进去的录屏和视频、手机拍的高清图、还有剪掉却没真删的片段。
第三样最阴。你在格式边栏把视频尾巴剪短了，看着干净了，Keynote 只是在播放时跳过那段，原片还在文件里躺着。只有在缩小文件大小时勾上「移除影片和音频已修剪的部分」，剪掉的部分才会被真正删除。
一条命令，四组开关
选取「文件」>「缩小文件大小」，官方给的选项是这几组：
缩小和转换图像，按演示文稿里实际用到的分辨率缩小，保留视觉质量；移除影片和音频已修剪的部分；影片格式，可选兼容性最好（H.264）、高效（HEVC）或保留原始格式；影片质量，设定影片的最大分辨率，低于这个值的不会被拉大。
最后是两个按钮，这是全文最该记住的一处：「缩小此文件」直接改原件，「缩小副本」另存一份小的，原稿一根头发都不动。
要发给别人的时候，永远点右边那个。
三个坑
**勾得越多，不一定会越小。**官方在那条命令下面留了一句注：选取一组选项会使文件大小变得更大。常见原因是影片格式那一栏，你为了兼容选了 H.264，而原来的视频本来就压得很高效，转一道反而胖了。冲着体积去的话，这一栏宁可选「保留原始格式」或 HEVC。
**带透明通道的影片会变黑。**官方写明 H.264 不支持 Alpha 通道，透明度会转成黑色背景。那种透明底飘进来的片头 logo，转完就是一块黑方块。这类素材要么留原始格式，要么先导成带背景的版本。HEVC 也有代价，它只在 macOS 10.13 以上、且这台 Mac 支持硬件 HEVC 编码时才出现在选项里，换来的小体积需要 iOS 11、iPadOS 13、macOS 10.13 以上的设备才能播。
**图会被自动转格式。**不管你有没有勾「缩小和转换图像」，只要某张图的格式在 iPhone 或 iPad 上显示不了，它都会自动转成能显示的格式。所以别以为不勾就不会动你的图。
超过 500MB，换个思路
官方另有一条建议：演示文稿超过 500 MB，或者装了大型视频、图像，就把它存成「软件包」。
路径是「文件」>「高级」>「更改文件类型」>「软件包」。软件包不是压缩，是把单个文件换成一个文件夹结构，让 Keynote 处理起来轻松些。
发出去之前记得换回来。有些网站和邮件服务不收软件包，同一条菜单选「单个文件」就能复原。
事前两步，事后一招
图片和视频在导入之前就该瘦一次：图先压到 1920px 左右再拖进来，视频分辨率压在 1080p、单个文件尽量控制在一百兆以内，大视频优先用链接而不是嵌入。这些在图片处理和视频编辑两篇里写过。
那是事前。事后就是这条「缩小文件大小」，稿子已经做完、改不动了、现在就要发出去的那十分钟。
我的判断标准
先问一句：这份稿子是只在自己电脑上讲的，还是要离开这台机器。
只在自己电脑上讲的，别动它，更别为了看着小去转格式，视频转一道画质就打折一次。要发出去的，跑一遍「缩小副本」，原稿留着，手上多一份塞得进微信的文件。
最小的一步：打开你最近那份最大的 .key，走一遍「文件」>「缩小文件大小」>「缩小副本」。掉下来的数字，比任何教程都好懂。