上周评审会，开会前十分钟，同事按了 Cmd+P，把 38 页的 deck 一人一份印了出来。八个人、八沓纸，A4 长边装订，桌上摊不开，翻页声比发言声还大。开到一半我发现，有两三个人的那份压根没打开过——他们在看自己电脑上的屏幕。

打印这件事，大多数人只做过一个动作：Cmd+P，然后点确定。Keynote 其实给了四种打印格式，选错一种，这场会的纸就是白印的。

四种格式，对应四种场合

在 Keynote 里点「文件」>「打印」，对话框里能看到一排格式按钮：幻灯片、网格、讲义、大纲。

选之前先想清楚一件事：这张纸是给谁看的。

「幻灯片」是一页一张，最费纸。它适合的是存档和签字场景——要盖章留底、要走流程的场合，一份一页一张的纸质稿比 PDF 附件更说得清。

「网格」和「讲义」都把多张幻灯片缩到一页上，也都能选每页放几张。区别在留白：网格是纯粹的缩略图阵列，用来快速看结构；讲义在每张缩略图边上留了书写空间，是给人在纸上写字的。要收对方的修改意见，就印讲义，不要印网格——意见得有地方落笔。

「大纲」只出文字，标题和要点，不带图。它的用途被严重低估：跟文字同事过文案的时候，一份大纲比一份 38 页的 deck 好沟通十倍，对方能直接在行间删改，你也不用担心他把你排版动乱。

一句话便于记：看结构印网格，收意见印讲义，走流程印幻灯片，改文字印大纲。

上台那张纸，把备注一起印出来

上台前手里要不要拿东西，各人有各人的习惯。如果你要拿，别拿一份正常的 deck——你要的是幻灯片加演讲者注释的那种印法。

Keynote 支持把备注和幻灯片一起打印，这一点在 Apple 官方说明里写得很明白。印出来是一页一张幻灯片，注释在下面，实际用的时候折一下，只看注释那半张。

这里有个容易忽略的取舍：一页一张加注释，40 页就是厚厚一沓，翻起来哗哗响。真正上台用得上的，只有你反复记不住的那几页——数字、人名、过渡句。打印对话框里可以只印选定的范围，先把要带走的那 8 页挑出来，剩下的留在电脑里。

打印前必查的三个坑

第一个坑：找不到格式选项。 很多人打开打印对话框，只看到系统的份数、纸张、双面那几个选项，以为 Keynote 打印就这点功能。Apple 的说法是，如果没看到格式选项，就点「Keynote 讲演」旁边的显示箭头把它展开。这一个箭头拦住过不少人。

第二个坑：深色底。 深色背景的 deck 在屏幕上是高级感，印出来是两块石头：一页整片深色，墨耗得吓人，白字在纸上反而发灰，几乎看不清。上台带的那份讲稿，挑浅底的主题版本印，或者干脆从大纲格式出一份黑白文字稿。

第三个坑：字体会被悄悄替换。 打印用的是你本机的字体，纸上的字跟你屏幕上的字不一定长一样，字宽一变，行就断了。外发过 PPT 的人对这件事应该有印象，纸质稿同理——印出来先翻两页看断行，别直接抱着一摞进会议室。

什么时候干脆别印

不是所有会都配纸。判断标准很简单：这场会结束时，是不是必须有人当场在纸上写下什么。

要当场批注、要签字、要人手一份对着页码讨论，纸才有价值。如果只是「让大家了解一下」，那纸的作用是让每个人低头看纸、没人看你讲——这种会发链接或者投屏更省事。

发纸的目的很实在：让对面把意见写下来带回去。想不清这一点，印得再整齐也只是消耗打印机。