材料不全，是外包翻车的第一原因
多数人以为外包 PPT 的难点在”设计得好不好看”。实际做过几轮就知道，真正拖垮项目的是另一件事：材料给不全。
设计师拿到一份只有大纲的文档，只能靠猜——猜你的受众是谁、猜现场屏幕多宽、猜领导喜欢什么风格。猜错的代价是整轮返工，而返工的时间往往比做稿本身更长。
下面这五份东西，发包前准备好，能把返工压到最少。
一、目标与受众：一句话说清”这场讲给谁、要他们做什么”
不是”做个产品发布会”，而是：
- 台下坐的是媒体、经销商，还是投资人？
- 讲完你希望他们做什么——下单、报道、还是签合同？
- 这场是你主讲，还是有其他人上台？
这三个答案决定了整个稿子的结构和详略。同一份内容，讲给经销商和讲给媒体，是两套完全不同的稿。
二、内容骨架：分页清单，不要整篇 Word
最省事的交付方式不是把 8000 字文档丢过去，而是一页一行：
1 封面：产品名 + 一句话定位
2 痛点：现在的方案差在哪（3 条）
3 产品：核心能力（图 + 3 个卖点）
4 参数：关键数据表
...每页写一句”这页要让观众记住什么”。设计师据此判断视觉重心，也避免把长段落糊在一页上。
如果连骨架都没想清楚，先别发包——结构问题让设计师猜，是浪费双方时间。
三、品牌素材：Logo、色值、字体、往期稿
- Logo：矢量文件（AI/EPS/SVG），不要截图
- 色值：品牌主色、辅助色的十六进制值
- 字体：公司有没有指定字体？有没有授权？
- 往期稿：给 1-2 份你觉得”对味”的，比描述一百句都管用
这一项最容易被忽略，也最容易导致”做出来不像我们公司”。
四、场地参数：屏幕比例、观看距离、灯光
发布会 PPT 和办公室汇报的关键差别，就在这三个参数上。
| 场景 | 常见比例 | 字号下限 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 大型发布会 LED 屏 | 16:9 或超宽 | 40pt 起 | 前排会挡住后排，字要大 |
| 会议室投影 | 16:9 / 4:3 | 24pt 起 | 投影亮度低，深色背景慎用 |
| 线上直播 | 16:9 | 28pt 起 | 压缩后细节丢失，避免细线条 |
屏幕多宽、现场亮度多少、观众离屏幕多远——这三个数字给到设计师，排版才不会白做。
五、时间表：交付日、彩排日、最终锁定日
一个真实的时间表至少有三个节点：
- 首版交付：留出 3-5 天给内部评审
- 彩排：现场走一遍，字体、视频、动画都会在这暴露问题
- 锁定：彩排后只改错别字，不再动结构
很多项目失败不是做得不好，是彩排前一天还在改结构，导致动画和过渡全部重做。
一份可以直接照抄的发包清单
□ 一句话目标（讲给谁、要他们做什么）
□ 分页骨架（每页一句核心信息）
□ Logo 矢量文件 + 品牌色值 + 指定字体
□ 往期参考稿 1-2 份
□ 场地：屏幕比例 / 尺寸 / 亮度 / 观看距离
□ 时间表：首版 / 彩排 / 锁定
□ 对接人：谁拍板，谁改文案最后一项尤其重要——如果改稿有三个人拍板，项目一定延期。 发包前先定一个最终决策人。
关于”要不要外包”
如果只是内部周报，模板 + 自己填就够；如果是发布会、路演、招商这类一场定生死的场合，外包的价值不在”做图”，在有人替你把结构捋一遍、把信息删掉一半。
真正专业的团队，接活第一件事不是打开设计软件，是先问你上面这五个问题。反过来说，你把这五份材料备齐了，也就能分辨出对方是不是真做过这类项目。
需要把发布会、路演或招商的演示稿交给外部团队？把你的材料和场地参数发过来，我们先给一版分页大纲再谈价格。